Stabsstelle Strategie, Recht und Beteiligungen

Im Rahmen einer Umstrukturierung werden zwei Abteilungen zusammengelegt. Die elektronische Ablage der einen Abteilung ist vollkommen unstrukturiert und seit 15 Jahren organisch gewachsen, die der anderen Abteilung hat geringe Struktur. Bedingt durch die Krisensituation herrscht starke Personalfluktuation. Viel Wissen ist verloren gegangen oder kann, obwohl vorhanden, nicht mehr gefunden werden. Die Einführung einer strukturierten elektronischen Ablage in Verbindung mit einer Suchapplikation löst viele Probleme.

 

Auch wurden Maßnahmen getroffen, die die Kommunikation von Mitarbeitern verschiedener Abteilungen mit Regulatoren, Prüfinstanzen und anderen wichtigen Stakeholdern bündelt und entsprechend vorgegebener Vertraulichkeitsbereiche durchsuchbar macht. Dies ermöglicht eine professionelle kohärente Kommunikation.

 

 

Derivatportfolio - Wettlauf gegen die Zeit

Ein Portfolio von ca. 750 komplexen Derivatgeschäften und deren abgesicherte Grundgeschäfte mit einem Wert von ca. EUR 11,5 Mrd. müssen in kürzest möglicher Zeit auf extrem kritische Vertragsklauseln geprüft werden. Die Dokumentation liegt nur in Papierform oder als Fax abgespeichert vor und spezialisierte Juristen sind kurzfristig schwer verfügbar und selten erschwinglich. 

 

Die Dokumentation wurde digitalisiert und durchsuchbar gemacht und es gelingt schnell, die kritischen Vertragsklauseln bzw. Instrumente zu identifizieren.

 

 

Dokumentationsprobleme in einer Sanierungs- und Workoutabteilung

Über 40 Mitarbeiter einer bankinternen Sanierungs- und Workout Abteilung bearbeiten ein Portfolio von über EUR 7 Mrd. an notleidenden Kredit- und Leasingengagements. Eine strukturierte Ablage ist weder in Papierform noch elektronisch vorhanden. Die Mitarbeiter arbeiten teilweise in verschiedenen Emailsystemen, verfügen über keine gemeinsamen Servernetzlaufwerke und können sich wichtige Dokumente nur via Email zusenden.

Das große operative Risiko macht schon den Regulator unruhig. Es gibt kein Budget und vor allem keine Zeit, um eine Dokumentenmanagementlösung einzuführen.

 

Auch dieses Problem wurde in kürzest möglicher Zeit gelöst. Die realisierte Lösung wird noch immer verwendet und stellt ein wichtiges Rückgrat der Obligodokumentation dar.

 

 

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